取締役会議事録の表紙と表題

2014年8月6日 掲載

　前回までは取締役会議事録の作成義務や備え置き等の一般論を説明してきました。今回からは取締役会議事録の具体的な記載の方法の説明をしたいと思います。今回は、取締役会議事録の表紙と表題です。

◯表紙は付けるべきか?

　取締役会議事録の表紙については特に規定があるわけではありません。したがって、表紙を付けることが義務付けられていません。したがって、取締役会議事録については、記載内容とは別に1枚表紙をつける場合と表紙は付けずに記載内容に入っていく場合の2パターンが考えられます。

◯表題の記載方法

　表題は、定時で行われる取締役会であれば、単に「取締役会議事録」とだけ記載されていることが大多数です。例外的な記載としては、「定時取締役会議事録」「◯月度定時取締役会」等の記載がなされている場合もあります。もっとも、臨時の取締役会の場合には、取締役会議事録にも「臨時取締役会議事録」と記載することの方が多いようです。

　取締役会の開催の頻度については会社法で明確には定められていないものの、代表取締役(会社法363条1項1号)及び業務執行取締役(会社法363条1項2号)は、3ヶ月に1回以上、自己の職務の執行の状況を取締役会に報告しなければならないとされています(会社法363条2項)。したがって、取締役会は少なくとも3ヶ月に1回は開催しなければならないこととなります。
　実務的には、定時取締役会の開催頻度は月1回とする会社が過半数であるようです。

　表題については「取締役会議事録」との記載だけでも問題はありませんが、毎月1回程度議事録が作成されるとなると、1年間で12通議事録が作成されます。それが何年間・何十年間と続くとなると作成される議事録数は膨大なものとなります。そこで、保存・管理のしやすさという観点から、少なくとも「○月度定時取締役会議事録」や「第□□回取締役会議事録」等、表題を一見して分かるような記載にしておくべきです。

　今回は、取締役会議事録の表紙と表題についての説明をしました。次回は、取締役会議事録について法令上定められている記載事項の説明をしたいと思います。

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